Métier de Responsable de paie
Gérer la paie d'une entreprise
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Qu'est ce que le métier de responsable paie ?
Le responsable paie et administration du personnel, manager des gestionnaires de paie et d’administration du personnel, est chargé d’assurer la gestion administrative et d’établir les bulletins de paie des salariés de l’entreprise. Il est également chargé de calculer les charges sociales et de les déclarer aux différents organismes sociaux. Le métier de responsable de paie fait partie des métiers des Ressources Humaines en entreprise.
Généralement rattaché au Directeur des Ressources Humaines (DRH) (ou Directeur Administratif et Financier dans certaines sociétés), le responsable de paie peut être responsable de la supervision, de la gestion et de la coordination de toutes les procédures administratives en respectant strictement la réglementation sociale selon les règles du droit du travail.
profil confirmé
Missions d’un responsable de paie
Veille sur l’évolution de la législation sociale
Le responsable de paie est tenu de se tenir informé de l’ensemble des nouvelles réglementations et obligations légales liées à la gestion administrative du personnel et de la paie. Il doit actualiser régulièrement ses connaissances en matière de minima sociaux, d’obligations légales et conventionnelles et de jurisprudence. Plus précisément, il s’agit de surveiller l’évolution des textes législatifs de réglementation qui peuvent impacter l’entreprise.
Les textes législatifs et la réglementation peuvent avoir un impact à l’échelle locale, régionale, nationale et toucher aussi bien à la santé au travail que l’administration du personnel, au droit social, etc. Pour exercer cette veille le responsable de paie et d’administration du personnel doit procéder en trois étapes :
- Identifier les sources fiables
- S’informer des évolutions à venir
- Appliquer les nouvelles législations
Le responsable de paie doit, de ce fait, être constamment à l’affût de la conjoncture économique, des grandes mutations de l’entreprise et de son environnement (fusions, ventes, etc).
Au quotidien, il veille notamment à la bonne application des bases et taux de cotisations calculés sur les bulletins de paie ainsi qu’au calcul de tous les éléments ayant un impact sur la paie des salariés.
Préparation des éléments fixes et variables de la paie
Afin d’appliquer aux salariés les réglementations adéquates, le responsable paie et d’administration du personnel est également chargé de collecter mensuellement l’ensemble des éléments variables de la paie qu’ils soient fixes ou variables.
À périodicité variable, le responsable de paie ainsi que les gestionnaires de paie devront recueillir et calculer les éléments de rémunération. Ils devront également décompter les absences de chaque salarié, qu’il s’agisse des congés payés, des congés maladie, des congés maternité, etc. Ils devront tenir à jour les différents types de remboursements ou de prélèvements sur les salaires. Les éléments variables de paie sont en effet d’une importance primordiale. On peut classer les éléments de paie variables selon trois catégories :
- Les éléments conventionnels
- Les éléments contractuels
- Les éléments personnels
Les éléments variables conventionnels sont les différents modificateurs de la paie prévus par la convention collective de l’entreprise. À titre d’exemple, nous pouvons citer les primes d’ancienneté, de vacances et toutes celles liées à la contrepartie du travail du salarié ou de ses conditions de travail.
Les éléments variables contractuels sont comme leur nom l’indique, liés aux contrats de travail établis par l’entreprise. Il s’agit par exemple des primes sur objectifs, ou encore des commissions perçues en fonction de la productivité des employés.
Enfin, les éléments de paie personnels sont les éléments variables qui ne peuvent être rattachés à aucune des deux catégories précédentes. Il s’agit d’éléments propres au salarié de l’entreprise. Nous pouvons notamment citer les absences salariées (congés payés, arrêt de travail pour maladie ou accident du travail, etc.
Par éléments fixes, on entend les éléments qui ne varient pas d’un mois à l’autre comme le salaire de base des employés.
Gestion des charges sociales
Une fois préparés les éléments fixes et variables de la paie des salariés de l’entreprise, le responsable de paie est chargé d’appliquer les charges sociales correspondantes en assurant leur bonne gestion.
Pour gérer au mieux les charges sociales de chacun des salariés, le chargé de paie et d’administration du personnel devra établir les déclarations sociales mensuelles, trimestrielles et annuelles pour chacun.
Veiller au bon fonctionnement des charges sociales des salariés réside aussi en la vérification des paiements des différentes charges sociales dans les délais impartis. Pour cela, le chargé de paie et d’administration du personnel travaille en étroite collaboration avec les organismes sociaux et les institutions de contrôle.
De plus, le chargé de paie doit se rendre disponible et renseigné pour ses collaborateurs. Il doit être en mesure de répondre aux questions de ces derniers en matière de paie, de congés et charges sociales puisque c’est lui l’expert en la matière au sein de l’entreprise.
Interlocuteur privilégié des salariés et des partenaires sociaux
En plus de répondre aux questions des salariés de l’entreprise, le responsable de paie et administration du personnel est l’interlocuteur privilégié des collaborateurs puisqu’il doit être à leur écoute afin de répondre à leurs questions. En tant qu’expert dans son métier, il tient aussi un rôle de conseiller auprès des dirigeants concernant la gestion du personnel.
Outre les relations quotidiennes avec les salariés, il a un vrai rôle de dialogue avec les partenaires sociaux et les instances représentatives du personnel puisqu’il participe aux différents chantiers RH et peut être amené à préparer les accords sociaux avec le Directeur des Ressources Humaines et les Relations Sociales.
Administration du personnel
Le responsable paie et administration du personnel intervient à toutes les étapes de la vie du salarié au sein de l’entreprise. Dans le cadre de ses fonctions, il s’occupe de l’affiliation et à la radiation des salariés aux organismes sociaux (mutuelle, prévoyance, retraite supplémentaire, …). Il est également chargé de réaliser les déclarations préalables à l’embauche, gérer l’inscription à la visite médicale d’embauche et périodique, actualiser le registre unique du personnel.
Il est responsable de gérer les relations avec les organismes sociaux (assurance maladie, caisses de retraite, prévoyance, mutuelle, …)
Reporting RH
Enfin, le chargé de paie et d’administration du personnel est également tenu d’établir le bilan social de l’entreprise. Pour cela, il doit rendre compte dans des tableaux de bord toutes les données chiffrées portant sur l’emploi, les rémunérations, l’organisation et le temps de travail, la formation, les relations sociales, l’hygiène et la sécurité… Une fois ces informations répertoriées, il doit les analyser puis les transmettre au siège ou au comité de direction de l’entreprise.
Cadre d’exercice de l’activité d’un responsable de paie
Les responsables de paie et administration du personnel peuvent travailler dans des entreprises publiques, des cabinets d’expertise comptable ou bien les deux à la fois.
Responsable de paie en entreprise
51% des responsables paie exercent au sein de grands groupes français et internationaux. Si l’on ajoute à ce nombre ceux qui exercent en PME, 62% des managers paie exercent leur profession au sein d’entreprises publiques. La réalité du métier de responsable de paie en entreprise dépend de la taille de celle-ci : dans un grand groupe le responsable paie aura de nombreux gestionnaires de paie à encadrer tandis que dans une petite structure, il fera le travail d’un gestionnaire et d’un responsable paie dans le même temps.
Responsable de paie au sein des cabinets comptables
Bien que les services comptables et financiers aient un rapport direct avec le métier de responsable paie et administration du personnel, seuls 13% d’entre eux exercent une prestation en leur sein. Plus précisément, ces 13% concernent plus précisément les cabinets d’expertise comptable et sociétés de conseil SIRH.
Les profils hybrides
25% des responsables de paies ont un profil que l’on pourrait qualifier d’« hybride », c’est-à-dire un profil polyvalent. Ces derniers ont généralement réalisé un passage en cabinet d’expertise comptable, puis se sont dirigés vers un service RH interne d’une entreprise.
On retrouve aussi des responsables de paie dans les collectivités territoriales ou les associations et ONG. Il est également possible d’exercer ce métier en tant qu’indépendant (freelance).
Devenir responsable de paie : les différentes possibilités
Quel que soit le cursus et la formation choisis, les responsables de paie et administration du personnel doivent avoir une expérience professionnelle en ressources humaines de minimum 3 ans en RH et de 5 à 10 ans en gestion de paie en tant que chargé de paie avant de pouvoir exercer la profession. Une expérience en cabinet-conseil est aussi envisageable. Le métier de responsable paie est accessible après un Master 2 et/ou après une première expérience en tant que gestionnaire paie.
Voici les différents cursus possibles pour devenir responsable de paie (formation Bac +5, formation Bac +3).
Une formation Bac +5 : obtenir un master en ressources humaines
Pour devenir responsable de paie et administration du personnel, il est généralement souhaité avoir suivi un parcours universitaire et obtenu un master en ressources humaines. Le niveau attendu pour cette profession est un Bac+5.
Le master en ressources humaines peut être réalisé via une alternance, un contrat d’apprentissage ou de professionnalisation, ou bien une formation initiale.
Ces masters sont proposés aussi bien dans des universités que des écoles de commerce, de management, de gestion et de ressources humaines. Certains établissements proposent même des formations à distance.
Pour accéder au master RH, il faut avoir préalablement obtenu un Bac +3 (licence management, ressources humaines, gestion ou bachelor) ou équivalent.
Les établissements universitaires
L’Institut Magellan est considéré comme le meilleur établissement pour cette formation d’après l’Eduniversal classement des masters et MBA. Cet établissement propose d’ailleurs trois masters RH différents respectivement spécialisés en Compensation & Benefits Management (n°1), Mobilité Internationale (n°2) et International Companies (n°3).
L’université Paris-Dauphine-PSL avec son Master Management Stratégique des Ressources Humaines ou encore l’université Paris II Panthéon-Assas avec son master Gestion des Ressources Humaines et Relations du Travail sont, elles aussi, très prisées. D’après cette même source, les deux universités sont respectivement quatrième et sixième au classement.
Le Mastère Manager du Développement des Ressources Humaines à SUP des RH fait aussi partie de ces formations universitaires Bac +5 guidant ses étudiants vers les métiers RH dont celui du chargé de paie.
L’IGS (institut de gestion sociale) propose un cursus de gestion de la paie.
Les IAE pour devenir responsable de paie
Les IAE sont des écoles de management et de gestion. Certains d’entre eux tels que l’IAE Gustave Eiffel à l’université Paris Est-Créteil, proposent des parcours RH très reconnus également. Cinquième au classement Eduniversal classement master et MBA, l’IAE Gustave Eiffel propose un master 2 GRH dans les multinationales.
L’IAE Paris Sorbonne Business School est, lui aussi, réputé pour sa formation RH via son master Ressources Humaines et RSE.
Les écoles de commerce pour être responsable de paie
Au sein des écoles de commerce vous étudierez des matières telles que :
- Aménagement et organisation du temps de travail
- Droit du travail et sécurité sociale
- Communication interne
- Partenaires sociaux, conventions collectives
- Fonds de pension et financement des retraites
- Gestion des conflits
- Relations et représentations sociales
- Politiques de rémunération
- Intercultural management
- Gestion sociale des restructurations
Montpellier BS, ESSEC BS, HEC, NEOMA BS, TBS ou encore des écoles post-bac comme l’ESSCA et bien d’autres, font partie des écoles de commerce qui offrent des masters spécialisés en ressources humaines.
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Les autres types de formation
Il est également possible de devenir Responsable de paie sans formation Bac +5. Il est cependant nécessaire d’avoir suivi au préalable une formation orientée RH ou droit du travail ou encore administration du personnel et de justifier de plusieurs années d’expérience en tant que chargé de paie.
Les BUT Gestion des Entreprises et Administration spé RH tels que l’IUT du Limousin à Limoges ou les BUT Gestion Administrative et Commerciale des Organisations tels que celui de l’IUT Littoral Côte d’Opale sont des alternatives reconnues dans le secteur des Ressources Humaines. Ils délivrent une formation Bac +3.
Les BTS CG (Comptabilité et Gestion) sont d’autres formations menant à cette profession. On trouve ce type de formation notamment au lycée Edgar Quinet à Paris ou encore au lycée Edouard Herriot à Voiron.
Les licences AES avec un parcours RH en L3 ou encore les licences de gestion sont également des formations Bac +3 en lien avec le métier de responsable de paie.
Enfin, les DECF (Diplômes d’Études Comptables et Financières) peuvent aussi être une passerelle pour devenir chargé de paie et administration du personnel.
Il est également possible de démarrer sa carrière en comptabilité puis de bifurquer vers les métiers de la paie.
Qualités et compétences d’un bon responsable de paie
Un bon chargé de paie et administration du personnel doit faire preuve de grandes qualités, de compétences techniques et d’aptitudes professionnelles.
Les qualités d'un reponsable de paie
Devenir responsable de paie et administration du personnel n’est pas donné à tout le monde. En plus de devoir faire preuve de compétences et d’aptitudes particulières que nous verrons par la suite, un chargé de paie est avant tout une personne ayant un goût pour la gestion d’entreprise et plus particulièrement un goût pour les chiffres. Cette personne doit aussi avoir une bonne capacité d’élocution et un relationnel indéniable s’il veut être légitime auprès des salariés. Étant aussi un intermédiaire entre la direction et les autres collaborateurs de la société, le chargé de paie et administration du personnel doit être attentif aux questions et soucis des salariés. Il doit faire preuve d’une capacité d’écoute.
Les compétences techniques d'un responsable de paie
Au-delà des qualités citées ci-dessus, le chargé de paie doit disposer de compétences techniques. Parmi elles, on retrouve :
- Connaissance de la législation sociale et des contraintes légales en matière de rémunération
- Maîtrise de l’outil informatique, des tableurs et des logiciels de paie, en particulier Sage, Ciel et Hypervision
- Bonne connaissance du droit de la sécurité sociale ainsi que du rôle et du fonctionnement des institutions et des organismes sociaux
- Maîtrise de certains comptes du plan comptable
- Maîtrise des outils de bureaucratique et RH (logiciels de paie, de gestion des temps et des outils SIRH)
- Maîtrise des fonctionnalités d’Excel
Les aptitudes professionnelles
Toutefois, ces compétences techniques ne suffisent pas pour considérer comme un “bon” responsable de paie si ce dernier ne fait pas preuve d’aptitudes professionnelles incontestables.
Le chargé de paie et administration du personnel doit en effet :
- Être rigoureux et fiable car les erreurs sont difficilement acceptées par les salariés puisqu’elles impactent leur salaire
- Avoir le sens de la confidentialité et discret sans quoi des tensions sociales pourraient surgir (il est en effet celui qui doit nouer des relations cordiales entre les salariés et se doit donc d’être digne de confiance, de plus, le domaine touché par le responsable de paie est particulièrement sensible)
- Être précis et avoir une méthode de travail efficace pour parvenir à maîtriser tous les chiffres de l’entreprise
- Être patient et faire preuve de ténacité dans la recherche des erreurs
- Avoir une certaine appétence pour les logiciels et les outils de gestion administrative
- Avoir de bonnes relations avec le reste de l’entreprise, car il est celui qui est en contact constant avec l’ensemble des collaborateurs de l’entreprise quel que soit le secteur
- Être cohérent dans ses discours et savoir faire preuve de fermeté pour assurer sa crédibilité auprès de tous
- Rester objectif et impartial afin de ne pas céder à la tentation de privilégier un salarié par rapport aux autres en raison de facteurs affectifs
- Avoir une vision globale mais précise de l’organisation de l’entreprise
- Être un bon manager et avoir un grand sens des responsabilités
Pour devenir responsable de paie, il faut au préalable avoir exercé une profession en lien avec les ressources humaines ou en lien avec la comptabilité-gestion. Les formations menant à ces professions sont majoritairement des formations Bac +5 (master en RH, mastères, IAE, écoles de commerce), mais il est également possible de passer par une formation Bac +3 via des BTS, BUT, licence AES ou DECF.
Pour être un bon gestionnaire de paie, il faut faire preuve à la fois de qualités personnelles (l’écoute, une capacité d’élocution et relationnelle, un goût prononcé pour les chiffres), des compétences techniques (connaissances de la législation sociale, maîtrise des outils informatiques utilisés, etc), et des aptitudes professionnelles (rigueur, fiabilité, cohérence, précision, sens de la confidentialité, etc).
Selon l’expérience professionnelle, la structure et le secteur d’activité, les salaires varient. Cependant, en moyenne, un responsable de paie gagne environ 57500 € bruts par an.
Être responsable de paie et administration du personnel signifie que vous obtiendrez le statut de cadre, que vous aurez de fait un salaire attractif et que vous avez des perspectives d’évolution de carrière intéressantes. Toutefois, la gestion des paies sous-entend des fin de mois dans le rush (entre le 20 et le 5 du mois) et de lourdes responsabilités qui peuvent être source de stress. Comment devenir responsable de paie et administration du personnel ?
Quelles sont qualités et compétences nécessaires pour devenir responsable de paie et administration du personnel ?
Combien gagne un chargé de paie et administration du personnel ?
Quels sont les avantages et les inconvénients d’un responsable de paie ?
Salaire et perspectives d’évolution de carrière d’un responsable de paie
Salaire d’un responsable de paie
D’une manière générale, on observe qu’un gestionnaire de paie et administration du personnel considéré comme jeune cadre gagne entre 25 000 et 35 000 € par an (soit entre 2 000 € et 3 000 € bruts mensuels).
Pour les cadres confirmés, la rémunération peut aller de 35 000 à 80 000 € par an en moyenne (soit entre 3 000 € et 6 667 € bruts mensuels).
Selon l’expérience professionnelle et la structure où le responsable de paie exerce sa fonction, les salaires varient. D’après Le Journal du Net, un responsable Administration du personnel et paie au sein d’une grande entreprise gagne entre 4 583 € et 9 167 € bruts par mois en France (soit entre 55 000 € et 110 000 € par an).
Pour les responsables administration du personnel et paie, le salaire est compris entre 2 500 € et 4 750 € bruts par mois en France (soit entre 30 000 € et 57 000 bruts annuels). Il convient de faire le calcul du salaire brut en net pour connaitre le montant après cotisations sociales et impôts à la source.
Notons cependant que des différences de salaire peuvent aussi exister entre les régions. À ce sujet, on constate une différence entre la région Ile-de-France et la Province pouvant aller jusqu’à 9 000 € brut annuel.
Perspectives d’évolution de carrière
Le responsable de paie et administration du personnel peut évoluer vers la profession de responsable formation, responsable développement RH, chef du personnel, directeur administratif et financier, responsable des ressources humaines, voire directeur des ressources humaines.
Il est également possible pour un chargé de paie et administration du personnel de se diriger vers des professions comptables.
Opportunités d’emploi dans les métiers de la paye
Le secteur de la paie est dynamique et les offres d’emploi sont nombreuses. Elles sont particulièrement centralisées en Île-de-France.
La fonction RH est largement représentée par des femmes. D’ailleurs, les cadres chargés de paie sont représentés à 73% par des femmes.